10 passos essenciais
Na hora de organizar um evento há que ter em conta três grandes fases:
a. Planeamento do evento;
b. Execução do evento;
c. Análise de resultados.
Hoje vamos estabelecer 10 passos essenciais para a primeira fase: planeamento do evento.
1. Em primeiro lugar vamos definir o que vai acontecer. É um aniversário importante da instituição? É uma ocasião anual? É para celebrar uma conquista importante?
2. Qual é o objetivo do evento? Dar a marca a conhecer a potenciais clientes? Agradecer a fidelização de clientes habituais? Demonstrar o poder da marca no mercado?
3. Quem vai estar presente no evento? É um acontecimento para os funcionários? É para os clientes? Apenas clientes mais antigos? E as famílias, também vão ser incluídas nos convites?
4. Qual é o orçamento disponível para o evento? Podemos dar largas à imaginação ou o limite é rígido?
5. Onde vamos realizar o evento? Será que a sede da empresa tem espaço suficiente? Será melhor alugar um espaço para festas? Qual o estilo que este espaço deve respeitar? Quais são os acessos?
6. Como vai ser o evento? Vai incluir refeição? Quem pode servir? Vai ter música ao vivo? Qual o estilo de música que melhor se adequa à ocasião? Será melhor existir um espaço de dança ou vai ser algo mais convencional?
7. Quando se vai realizar o evento? É uma data definida? É melhor no Inverno ou no Verão? Fim-de-semana ou dia de semana? Será essa uma data complicada para os convidados que temos em mente?
8. Muito bem, já sabemos o que queremos fazer. Está na hora de colocar as mãos na massa! Quem faz o quê? Quem trata do local? Quem trata dos convites? Quem procura um bom serviço de catering? Definir equipas logo no início da organização do evento é essencial para que o mesmo seja um sucesso, uma vez que cada equipa estará focada em conseguir cumprir o seu dever. Neste ponto é também essencial que exista homogeneidade entre as equipas, sendo muito importante para isso o contacto permanente entre elas e a realização de reuniões periódicas para que o resultado final seja coeso.
9. Equipas criadas deve ser realizada uma segmentação do orçamento por cada equipa, que é o mesmo que dizer que é criado um orçamento para cada face do evento. Assim cada equipa sabe quanto pode gastar para atingir os objetivos que lhe foram incumbidos.
10. Por último, mas não menos importante, vamos nomear um “líder” na organização. Alguém responsável por coletar e organizar a informação vinda de todas as equipas, no fundo, alguém responsável por montar o puzzle.
Com muita organização e muita noção de estrutura conseguem-se planear eventos fantásticos. Nem sempre é necessário gastar uma fortuna para impressionar, basta utilizar a imaginação e recorrer a profissionais competentes que transformem o dia D do seu negócio num dia de sonho.
