Para quem? Como escrever? Como enviar?
Depois de definido o local, a data, o tipo de evento e o horário do mesmo a organização pode avançar para a execução dos convites. Nesta fase há que ter em conta três questões:
A quem se dirigem os convites?
Como devem ser redigidos os convites?
Como enviar os convites?
Dependendo do tipo de público a que se dirige o evento tanto o estilo de convite como a plataforma de divulgação do mesmo podem ser completamente diferentes. Se se tratar de um evento interno, estruturado apenas para funcionários, o texto do convite, apesar de sempre formal, pode ser mais descontraído. Este convite pode usufruir de uma linguagem de proximidade e pode ser divulgado através de uma circular interna, o envio de um e-mail interno ou a criação de um evento fechado apenas para funcionários no Facebook.
No caso de ser um evento mais abrangente, que envolva clientes, fornecedores ou até mesmo público-alvo no geral, ou seja, potenciais clientes, o tipo de linguagem deve ser mais cuidado e a plataforma de envio mais generalista. Nesta situação é muito prático recorrer a plataformas de envio de e-mails (como por exemplo a MailChimp), onde pode criar uma mailing list com os contactos de interesse; usar e abusar da divulgação nas redes sociais através da criação de eventos (que podem ser abertos ou restritos) e, porque não, até apostar em FacebookAds, que lhe permite atingir potenciais clientes sem necessidade de ter na sua posse os contactos dos mesmos.
Banners, outdoors, anúncio de jornal ou rádio, convite em papel com envelope RSF para confirmação, são meios mais clássicos mas que sempre funcionam. O lado menos apelativo deste tipo de convite são os custos associados que, hoje em dia, podem facilmente ser contornados com as soluções tecnológicas acima descritas. Dependendo, mais uma vez, do tipo de evento e do público-alvo ao qual o mesmo se dirige, poderá ser interessante realizar um apelo aos media, através do envio de press releases para uma lista previamente definida de meios de comunicação de interesse.
Não se esqueça que é essencial que todas as peças do evento devem respeitar um grafismo padronizado. Ou seja, convites, decoração, peças de divulgação, tudo deve comunicar entre si com harmonia. Por este motivo, quando pensar em realizar os convites para o seu evento corporativo deve ter já em conta o grafismo que pretende aplicar em todo o evento. Neste sentido, contratar mãos profissionais poderá acartar benefícios que resultarão numa imagem clara e una tanto do evento como, em última instância, da própria marca.